Votre mission consistera à apporter un soutien au Directeur France en termes d'organisation et de gestion de tous les documents administratifs concernant l'équipe, de maintenir des procédures locales claires et à jour et d'assurer le bon fonctionnement des installations. 

CONTEXTE :

Dans le cadre d’un remplacement partiel pour congé maternité, nous recherchons une personne ouverte au CDD entre le 1^er avril et 31 octobre 2025, à temps plein du Lundi au Vendredi.

MISSIONS PRINCIPALES

Administration du personnel de l’entrée à la sortie du salarié : environ 50% du temps

• Assurer la mise à jour du logiciel de gestion de temps (Factorial) : concernant les congés et les absences (maladie, accidents du travail…),
• Mettre à jour les dossiers individuels des salariés (contrat, DPAE, promotions, accidents de travail, sanctions, solde de tout compte, périodes d’essai…).
• Traiter le courrier administratif (démissions, attestations, traitement de mesures disciplinaires, procédures de licenciement…).
• Assurer l’interface avec les salariés pour les questions relatives à leurs droits et obligations
• Rédiger des notes RH : comptes rendus de réunions, notes administratives.

Gestion du volet social : environ 10% du temps

• Assurer les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer (assurance maladie, mutuelle, prévoyance, médecine du travail…).
• Participer à l’élaboration des dossiers liés aux obligations de l’entreprise (bilan social, rapport formation égalité hommes/femmes, accords seniors…)
• Réaliser une veille juridique et sociale RH.

Gestion de la Paie : (paie externalisée pour 80 salariés) : environ 20% du temps/ Sous la supervision du Directeur France ou la Delegate Paris

• Saisir les éléments variables dans l’outil de paie SILAE : titres de transport, frais de repas, acomptes, absences, etc.
• Vérifier et valider les bulletins de paies en binôme avec le Directeur France ou la Delegate Paris
• Procéder à des régularisations si nécessaire
• Envoi des informations au gestionnaire paie tout en respectant le calendrier de paie
• Envoi des bulletins aux salariés
• Gestion des acomptes (saisie sur SILAE + envoi du fichier de virement à la comptabilité en Espagne)

Recrutement : environ 10% du temps

• Organisation, suivi des recrutements et intégration des salariés
• Rédiger les profils de postes et les offres d’emploi
• Assurer la diffusion des offres en interne et en externe
• Présélectionner les candidatures (réception, tri et sélection des CV)
• Établir un planning d’entretiens et organiser les rendez-vous de recrutement

Missions transverses : environ 10% du temps

• Mises à jour des outils de travail RH et de paie (SILAE et Factorial).
• Mettre en place des actions de communication interne (assurant la bonne circulation de l’information au sein de l’entreprise), et élaborer des documents de communication interne.
• Formation : Envoyer les convocations, et recueillir les attestations de formations pour mise à jour des dossiers du personnel
• Optimisation des outils de la fonction RH

Plusieurs entretiens hebdomadaires se tiendrons avec la Direction en Espagne en anglais.

Tous les écrits à destination des interlocuteurs espagnols se font en anglais.

DETAILS

Horaires de 9h à 17h

Planning fixe du lundi au vendredi

Site d’affectation : Saint Ouen (93) avec déplacement hebdomadaire à Arcueil (94) pendant 1 jour

Télétravail autorisée à raison de 2 jours par semaine

Contrat à durée déterminée du 1^er avril au 31 octobre 2025

PROFIL RECHERCHE

Expérience de 2 ans minimum

Expérience dans le secteur des services de l’automobile souhaité

Bonnes connaissances du Code du Travail

Langues : Anglais impératif (lu, écrit, parlé) / Espagnol souhaité